Wie aan de bouw denkt, denkt aan steigers, zagen en gevels. Maar een flink deel van ons werk gebeurt vóórdat de eerste plank wordt gemonteerd: calculeren, offreren, mensen indelen en de planning afstemmen met aannemers en opdrachtgevers. In dit artikel geven wij een kijkje in de keuken: hoe organiseert ABECO Projecten dat werk achter de schermen — en wat merkt u daar als opdrachtgever van?

Plannen in de bouw is schuiven

Een gevelproject staat nooit op zichzelf. Onze montageteams werken op meerdere projecten tegelijk, de aanvoer van materiaal hangt af van levertijden, en het weer bepaalt soms op de dag zelf of er gemonteerd kan worden. Komt er bij één project een week vertraging in de ruwbouw, dan schuift ons werk daar mee — en dus ook op de projecten erna.

Dat schuiven is normaal. De vraag is alleen: hoe houd je daarbij het overzicht? Wie staat volgende week waar, welke uren zijn al gemaakt, en past het meerwerk van vorige maand nog in het budget?

Hoe het bij ons geregeld was

Lange tijd losten wij dat op zoals de meeste bedrijven van onze omvang. De calculaties gebeurden vooral in Excel, en een echte centrale planning was er eigenlijk niet: wie waar stond, zat in hoofden, appjes en losse lijstjes. Uren kwamen aan het eind van de week binnen en werden overgetikt, en documenten stonden in mappen per project.

Dat werkte — tot het druk werd. De bekende knelpunten:

  • Dubbel werk. Een calculatie werd eerst gemaakt, daarna overgenomen in de offerte, en bij opdracht nóg een keer in het projectbudget.
  • Eén iemand had het overzicht. Zonder centrale planning zat de kennis over wie waar stond bij één persoon. Wie iets wilde weten, moest bellen.
  • Uren liepen achter. Tussen het maken van uren en het verwerken ervan zat soms een week. Pas dan zag je of een project nog binnen de begrote uren liep.

Goed gevelwerk begint bij goede organisatie.

De overstap naar Plannr

Daarom gingen wij op zoek naar één applicatie die dit allemaal voor ons kon regelen — van calculatie tot planning en uren — in plaats van wéér een los hulpmiddel erbij. Zo kwamen wij uit bij Plannr, een Nederlands platform voor projectplanning en bedrijfsvoering, gemaakt voor bouw- en afbouwbedrijven van onze omvang. Het bracht de losse onderdelen samen in één systeem:

  • Eén doorlopende lijn van calculatie naar project. Een kostencalculatie wordt met één stap een offerte, en bij opdracht wordt diezelfde calculatie het projectbudget. Geen overtikken meer, geen verschillen tussen versies.
  • Visuele planning over alle projecten heen. In de planningstijdlijn van Plannr zien wij al onze projecten en ploegen naast elkaar. Schuift een project, dan zien we direct wat dat betekent voor de rest — inclusief vakanties, feestdagen en de bouwvak.
  • Uren per week ingediend en goedgekeurd. Het team registreert uren op het project, de uitvoerder keurt ze per week goed, en het budget telt live mee.
  • Meer- en minderwerk vastgelegd op het project. Wijzigingen worden als meer- of minderwerk geregistreerd en lopen door tot in de facturatie — zodat afspraken en facturen op elkaar aansluiten.
Goed om te weten

Omdat Plannr net als wij Nederlands is en zich richt op bedrijven in de bouw, sluit de terminologie aan op hoe wij werken: ploegen, bouwvak, meer- en minderwerk, termijnfacturen. Dat scheelt uitleg en omwegen. ABECO is bovendien als eerste klant een samenwerking met Plannr gestart: we gebruiken het niet alleen, maar helpen als gebruiker van het eerste uur actief mee om het platform te verbeteren.

Wat u daar als opdrachtgever van merkt

Een planningssysteem is geen doel op zich. Het gaat erom wat het oplevert in de samenwerking:

  • Realistische toezeggingen. Als wij een startdatum afgeven, is die gebaseerd op de werkelijke bezetting van onze teams — niet op een inschatting uit het hoofd.
  • Snel schakelen bij wijzigingen. Verschuift de ruwbouw of verandert het ontwerp, dan kunnen wij direct zien wat dat betekent voor onze inzet en dat onderbouwd terugkoppelen.
  • Meerwerk zonder verrassingen. Wijzigingen worden vastgelegd op het moment dat ze spelen, niet achteraf gereconstrueerd. Dat voorkomt discussies bij de eindafrekening.
  • Eén antwoord, van iedereen. Of u nu onze uitvoerder of kantoor spreekt: iedereen kijkt naar dezelfde planning en dezelfde projectgegevens.

Conclusie

Goed gevelwerk begint bij goede organisatie. Door planning, calculatie, uren en facturatie in één systeem onder te brengen, hebben wij het overzicht dat nodig is om meerdere projecten tegelijk strak te draaien — en kunnen wij opdrachtgevers afspraken geven waar ze op kunnen bouwen.

Benieuwd hoe wij uw project zouden aanpakken en inplannen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.